Word XP的几则冷僻功能的应用_办公软件小技巧

　　对于Word XP的基本操作，相信各位网友早已是耳熟能详了，不过Word XP其实还有许多非常不引人注意的地方。这不，笔者下面总结的Word XP的几大冷僻功能，你肯定不会经常使用，但你不能小看这些冷僻功能的威力哟！

一、巧用Web协作功能实现“网络会议”

　　Word XP中有一则Web协作工作功能，这个功能平时很少被大家使用，其实利用该功能，大家可以轻松地在单位的局域网或者因特网上召开网络会议，下面就是实现“网络会议”的具体步骤：

　　1、首先大家需要做的工作就是安排会议，用鼠标单击Word XP菜单栏中的“工具”菜单项，从打开的下拉菜单中执行“联机协作”命令；

　　2、要是大家发现在自己的Word XP对应菜单项的文字为灰色调的话，就说明大家在安装Office XP时没有装载可选项“MS NetMeeting（微软网络会议程序）”，而要实现“网络会议”的话，该程序就必须要正确安装在系统上；

　　3、下面大家可以用鼠标单击“安排会议”选项，这样系统就会自动打开一个 “会议”对话框，在这里大家首先用鼠标点击一下其中的“收件人”按钮，然后在“选择与会者及资源”的对话框中，用鼠标选中需要参加会议的人员名单就可以了；

　　4、接着将“这是联机会议”的选项选中，不然的话大家可能无法实时收到会议的信息；在“目录服务器”和“组织者的电子邮件地址”栏中，大家也要真实地输入自己所使用的网络服务器名称和自己使用的电子信箱地址；此外，大家还要在“Office文档”项中选定开会时共享的文档以及会议的“类别”，完成上面的设置后，用鼠标单击“发送”按钮就可以了；

　　5、“布置好会议现场后”，下面大家就可以正式开会了。用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，打开下拉菜单后，再用鼠标选中“联机协作”下面的“现在开会”选项，这样程序就会打开“联机会议”工具栏，同时Windows系统任务栏的托盘上也会自动出现一个叫名叫“MS NetMeeting”的快捷图标；

　　6、下面再用鼠标右击系统托盘上的“NetMeeting”图标，从打开的快捷菜单中执行“打开”命令，随后大家就能看到一个非常“酷”的网络会议室；

　　7、在这个界面中，用鼠标点击“呼叫”按钮或者执行“联机会议”中的“呼叫参加人”命令按钮，再在随后打开的窗口中选择相应的网络服务器，并且选中需要参加开会的朋友们；

　　8、用鼠标单击“呼叫”按钮后，只要是参加进网络会议的同志，都会首先看到的便是大家在安排会议时事先所设置的共享Office文档；

　　9、下面参加会议的朋友就可以充分利用NetMeeting的谈天室、白板和音频视频输出功能来选择不同的会议交流方式了。要是使用“聊天室”的方式来开会的话，可以先单击NetMeeting“工具”菜单中的“谈天”命令就可以了；

　　10、要是计算机带有摄像头的话，大家可以选中“音频视频输出（入）”功能来进行开会，这种会议效果可以和真实的会议效果相比拼哟；

　　11、要是选中“白板”的方式来开会的话，参加会议的朋友都可以利用它发挥自己无尽的想象，把某种不能用语言方式表达的意思用图案、绘画或别的什么方法表达出来，这可要比真实的会议效果更甚一筹了；

　　12、倘若要进行会议讨论的话，那么大家可以用鼠标单击Word XP菜单栏中的“工具”菜单项，从打开的下拉菜单中选中“联机协作”下面的“WEB讨论”选项，然后在随后打开的工具栏中，用鼠标单击“在文档中插入讨论”命令按钮，这样参加会议的同志相互之间就能进行热烈讨论了。

二、巧用虚拟邮件功能传递信息

　　所谓的虚拟邮件功能是指只用电子邮件来实现单位内部员工相互传递信息的目的，大家可以利用该功能轻松地完成诸如单位员工信息登记之类的工作任务。比方说，倘若单位要进行一次职工个人信息登记普查活动，按常规单位事先应该把信息登记表格准备好，再依次邀请职工进行现场登记，现在大家只要通过虚拟邮件发送功能，就能轻松让职工做在自己的计算机前完成这项登记工作了：

　　1、单位首先必须应该通过Word XP程序制作好职工个人信息登记表，接着将该表格文档作为电子邮件的附件以Word的DOC格式来保存起来；

　　2、随后在弹出的职工个人信息登记表界面中，用鼠标依次单击“文件”/“发送”/“传送收件人”命令，并在随后打开的对话框中选择好传送文档的收件人，收件人可以在通讯簿中选择，也可以在个人通讯组列表中选择，甚至还允许大家自行添加；

　　3、一旦确定好文档的接受人后，单击“确定”按钮返回到“传送名单”对话框，并在该对话框中通过更改列表中收件人姓名的前后顺序，可以改变收件人接收传送文档的顺序。只需要先选定列表中需上移或下移的收件人姓名，然后单击相应的移动箭头按钮即可；为了能让职工清楚此次文档传送的目的，大家还可以在该对话框中设定好邮件的发送主题和消息正文，职工在收到文档后，就能知道该如何处理文档了；

　　4、完成上面的任务后，大家只要再单击“文件”/“发送”菜单，并执行该菜单项下面的“下一传送收件人”命令，Word XP程序就会自动启动系统中的默认邮件程序来将当前打开的文档以附件的形式，传送给事先设定好的传送名单中的第一位接受人；

　　5、第一位职工在接受到文档内容后，打开附件中的表格，并按照事先指定要求来填写好表格后，再重新进行保存，接着按照上面的步骤依次发送给每位收件人。当所有收件人都在该邮件中填写完各自的信息后，表格将自动发还给单位的原始发送者，然后单位根据反馈回来的表格信息就能实现普查职工个人信息的目的了。

三、巧用索引功能快速查找信息

　　为了实现快速查阅文档信息，大家可以使用索引功能，将文档中的主要关键字或各种概念摘录下来，分别标明它们的出处以及页码，并且按一定次序分条排列，以供日后方便查阅信息。下面我们就一起来看看如何具体使用Word XP的索引功能：

　　1、要是使用索引功能来快速查找信息之前，大家首先应该来标记文档中的重点名词、概念之类的索引项，索引的提出可以是文档中的一个地方，也可以是文档中相同内容的所有地方；

　　2、要是大家标记了书中同一内容的所有索引项的话，就可选择一种索引格式并编制完成，这样的话程序将收集索引项，并按照字母的顺序来排序、引用页码，同时会自动查找并删除同一页中的相同项，接着在文档中显示索引内容；

　　3、比方说，要是大家想标记文档中的“抗击非典”的话，可以先用鼠标选中文档中的“抗击非典”四个字，接着用鼠标执行“插入”菜单项下面的“索引和目录”命令，在随后打开的对话框中，将“标记索引项”项选中；当程序打开下一个对话框时，大家再用鼠标选择“标记”，最后单击“关闭”按钮，此时文档中的“抗击非典”后面就会自动出现“{XE "抗击非典"}”的标志，用鼠标单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮，就能把这标记显示或隐藏出来；

　　4、要是大家想把本文档中所有的出现“抗击非典”的地方都索引出来的话，那么大家在程序打开第二个对话框时，用鼠标执行“标记全部”命令，那么文档中凡出现“抗击非典”的地方都会被标记出来。并且对于索引的格式，大家可以任意选择，也可以选择“笔划”或“拼音”的两种排序方式，在缺省状态下是按“笔划”来排序的；

　　5、当完成前面的索引标记后，大家 就可以提取所标记的索引了，具体的方法是先把鼠标移到文档的最后，接着用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中执行“索引和目录”命令，这样一个索引就会自动出现在鼠标指针处了；

　　6、要是大家事先选择的是“标记全部”命令选项的话，那么索引会标记出大家所索引的某个词都出现在哪一页上。一个索引词在同一页中出现多次，索引为节省页面，只会标记一次，并按笔画或拼音进行了排序，这样大家就可以按照索引的提示查找有关页面的内容了；

　　7、要是大家要对生成的的索引格式进行编辑调整的话，就可在索引对话框中对有关内容进行选择、自定义或更改。通过选择相应的标签选项，选择不同的索引格式；

　　8、倘若大家要将@、＊、￥之类的特殊符号标记为索引项的话，那么首先选定文档中的单个符号，接着执行索引命令，在随后打开的对话框中，将“主索引项”框选中，然后随此符号键入“;#”字符，最后用鼠标单击“标记”按钮；

　　9、在进行编制索引时，Word XP会将符号放在索引的开始部分；要是所选索引格式包含用于字母组的标题，那么符号将归为一组，放在数字标志#标题之下；大家既可以删除该数字符号，也可用“符号”等其他标题来替换它；

　　10、倘若进行了索引操作后，突然又对文档的内容进行了修改，那么以前的原索引就不准确了，此时大家需要更新索引，具体的方法是在要更新的索引中单击鼠标，再按下键盘上的F9键，这样就能完成更新索引了，不过大家要注意的是以前的索引或添加的格式就会消失了；

　　11、倘若大家遇到索引的页码与文档中的页码不相符的情况时，可以用鼠标单击索引后，再直接按键盘上的 F9 键，程序就能自动对其进行更新；

　　12、要是进行了索引之后，文档中显示XE或TA域等的隐藏文字的话，那么大家可以单击工具栏中的“显示/隐藏”按钮来将它隐藏起来，再进行更新索引操作；要是文档包含以隐藏文字格式出现的分节符或分页符的话，那么大家可以删除隐藏文字格式，再进行更新索引操作。

四、巧用播放功能来欣赏MP3音乐

　　不知大家有没有使用过Word XP程序的播放功能来欣赏过MP3音乐？相信许多人不要说使用这个功能呢，就连Word XP程序能播放音乐也感到好奇！其实大家只要利用Word XP插入对象功能和自动更正功能，就能巧妙实现在Word XP程序中快速播放MP3音乐的目的：

　　1、在Word XP的程序界面中，大家可以在菜单栏中用鼠标单击“插入”菜单项，从打开的下拉菜单中依次执行“对象”/“由文件创建”/“浏览”命令，然后在打开的文件选择对话框中，选中需要欣赏的一首MP3音乐；

　　2、同时用鼠标选中“链接到文件”和“显示为图标”这两个选项，然后再用鼠标选中插入的图标；

　　3、返回到Word XP程序主程序界面上，用鼠标依次执行“工具”/“自动更正”命令，在随后打开的设置框中，大家可以设置图标的替换词，例如“同一首歌”；

　　4、完成上面的设置后，大家只要输入“同一首歌”时，Word XP程序就能自动插入MP3音乐的链接图标，此后大家只要用鼠标双击对应的图标，就能欣赏到美妙的音乐声音了。

五、巧用断字功能实现美观排版

　　所谓断字功能其实就是以连字符的方式，来将单词从自动换行的位置处断开，从而达到排版美观的目的。一般来说，许多人为了美观排版常常将段落的对齐方式设置为两端对齐方式，此时要是在某行的结尾有一个词特别长，而在这一行中显示不下的话，Word XP程序就会自动把这个单词移动到下一行中去显示，这样一来，就会出现文档中有些行的文字间距过太，从而影响了排版的美观，为此大家可以利用断字功能来解决这个难题：

　　1、在Word XP程序界面中，用鼠标单击“工具”菜单中的“语言”选项，选中“断字”标签，打开“断字”标签页面，用鼠标选中“自动断字”选项；

　　2、接着在这个标签页面的“断字区”设置栏中，输入除右页边距之外一行中的最后一个单词右边的空白间距的最大量，再在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行以连字符结尾；

　　3、除了自动断字功能外，Word XP程序还允许大家用手工方式来断字；在“断字”标签页面中单击“人工”按钮，这样程序会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，鼠标指针闪动的地方是程序缺省的断字位置；

　　4、要是大家单击“是”按钮的话，就表示接受程序缺省的断字位置，对于有多个可以断字位置的单词，将鼠标移动到任意连字符的位置处，再单击“是”按钮，就能在该连字符处设置断字；

　　5、要是有哪些地方不想设置断字的话，那么大家可将鼠标定位在这个段落中，然后打开“段落”设置对话框，用鼠标单击“换行和分页”标签，在随后的标签页面中将“取消断字”选项选中，最后单击“确定”按钮，就能将对应段落的断字设置取消。

六、巧用压缩功能来减少图象尺寸

　　在日常的处理和编辑信息过程中，大家经常要使用压缩工具对文件或文件夹进行压缩以便获得更多的可用磁盘空间。但是如果大家手头上没有什么压缩工具，能不能进行一些相关的压缩操作呢？答案当然是肯定的，在这里笔者就以Word XP压缩图象为例来谈谈如何在没有专用压缩工具的情况，对处理对象进行压缩操作。

　　一般我们在制作个人主页时，常常需要将图片保存为JPG或GIF格式，如果图象尺寸很大的话，我们还需要借助专门的图象软件来编辑，以便减小图象文件尺寸，从而可以让图象在网上容易下载显示。虽然现在有很多图象工具软件能实现此功能，但如果大家手头恰好没有这类图象编辑软件的话，笔者建议大家不必千方百计去找了，因为Word XP就能很出色地完成任务。经过实践总结，笔者发现Word XP本身对图象就有着极佳的压缩效果。不过这种压缩不同于压缩软件的压缩，笔者所说的“压缩”在这里只是指通过合理的处理图象，来能达到减少图象占用系统空间的目的，下面就是其具体的操作步骤：

　　1、如果大家需要在Word XP的文档中插入图象的话，一般人都喜欢将事先保存在粘贴板上的图片直接粘贴到文档的指定部分，但这样做将使普通文档的容量变得很大。合理的方法应该是先将粘贴板中的图片，粘贴到Windows的“画笔”程序中，然后将这个图象保存为一个BMP格式的文档；

　　2、接着在需要插入指定图象的Word XP文档中，将鼠标移动到指定位置处，然后再单击菜单栏中的“插入”菜单项，从弹出的下拉菜单中选择“图片”菜单项，再从随后弹出的快捷菜单中选择“来自文件”命令，并在弹出的文件选择对话框中找到上面保存好的BMP文档，最后单击确定按钮就可以将指定图象插入到相应的位置了；

　　3、保存上面的Word XP文档后，笔者查看了生成后的文件容量大小，发现这种向文档中插入图象文件的操作竟然比直接通过粘贴板将图片插入到文档后所生成的文档尺寸小多了，从这种意义上来说，我们显然已经达到了压缩文档容量的目的；

　　4、如果我们还想继续减小通过上面步骤产生的文档容量的大小的话，还可以在这个文档中，单击菜单栏中的“编辑”命令，随后从弹出的下拉菜单中选择“全选”菜单项，这样Word XP程序就会自动选中该文档中图象和文字，此时大家再单击一下“编辑”菜单下的“复制”命令；

　　5、然后在Word XP的主程序界面中，单击“文件”菜单项下面的“新建”命令，来重新建立一个空白文档，接着用鼠标右键单击文档的空白处，从弹出的右键菜单中选择“粘贴”命令，来将刚才复制的内容拷贝到新文档中，最后再把新生成的文档进行保存，保存结束，再检查新生成的文档尺寸又比第三步生成的文档尺寸减少了一些。