浏览长Word文档不再是负担_办公软件小技巧

工作中我们经常要制作和处理一些长文档，比如标书、合同之类的。在浏览这些长的Word文档时，如果仅仅靠拉动滚动条，显然是极不方便的。其实，我们可以对文档稍加设置，这样就可以轻松定位要查找的章节，使浏览更方便。

准备工作

1． 设置样式

按“格式”工具栏最右边“样式和格式”按钮（以Word 2003测试版为例），启动“样式和格式”任务窗口。将光标定位在某个标题段任意位置，然后单击任务窗口中的某种样式，为相应的标题段落设置一种样式。

仿照上面的操作，并根据标题的“级别”，依次为其他标题段落设置相应的样式。

2． 创建标签

将光标定在文档某处，执行“插入→书签”命令，打开“书签”对话框，在“书签名”框中输入一个容易理解的名称，然后单击“添加”按钮。重复上面的操作，为文档“夹”上一张张书签。

3． 建立索引 

选中文档中某个特定名词（如“成绩条”），执行“插入→引用→索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，在“索引”标签下单击“标记索引项”按钮，打开“标记索引项”对话框，单击对话框中的“标记”按钮。再选中另一个特定名词，按下“标记”按钮……为文档中的特定名词分别建立索引。

提示：

①如果要为文档中一个特定名词全部建立索引，只要单击“标记全部”按钮即可。

②索引标记完成后，在相应的特定名词右侧会出现一个索引域（如“XE″成绩条″”），此时，按一下“常用”工具栏上的“显示→隐藏编辑标记”按钮，就可以将相应的索引域隐藏起来。

③索引标记后，将光标放在要生成索引的位置（通常选择文档结尾），再次打开“索引和目录”对话框，在“索引”标签下，单击“确定”按钮，即可生成索引了，并显示出索引的特定名词和名词所处的页码。

■ 定位目标

1． 准确定位 

执行“编辑→定位”命令，打开“查找和替换”对话框，在“定位”标签的“定位目标”下选中“书签”选项，选中一张书签后，按下“定位”按钮并关闭该对话框，光标即刻跳转到相应的书签处，浏览相应的文档内容。 

提示：根据索引特定名词所处的页码数，也可以在“定位”对话框中快速定位到索引特定名词所在的页，并浏览相应的文档内容。

2． 建立目录

将光标定在文首（我们习惯将目录放在文首），打开“索引和目录”对话框，切换到“目录”标签下，按下“确定”按钮，上述设置了样式的标题即以目录的形式出现在文首，点击相应的目录项，就可以快速跳转到目录所对应的文档内容处。

提示：浏览完后，点击“Web”工具栏上的“返回”按钮，即可返回到目录处。

3． 大纲视图

在设置了多级样式的文档中，执行“视图→大纲”命令，将文档切换到“大纲”视图下，然后利用“大纲”工具栏上的若干按钮，就可以轻松浏览文档任何位置的内容了。

提示：执行“视图→文档结构图”命令，切换到“文档结构图”状态下，同样可以方便地浏览文档。 

4． 上下对比

执行“窗口→拆分”命令，此时鼠标变成双向拖拉箭头状态，在文档合适位置上单击一下，即可将窗口拆分成上下两个窗口，在每一个窗口中可以相对独立地浏览同一文档中的不同内容。

提示：

①在没有拆分窗口时，将鼠标移至垂直滚动条上端成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，也可以快速拆分窗口。

②将鼠标移至窗口拆分线上成双向拖拉箭头状时，双击鼠标，即可快速撤销拆分的窗口。

5． 浏览对象

如果文档中有大量特殊对象（如图片、批注等），且需要单纯地浏览此类特殊对象，可以这样操作：按窗口右下角的“选择浏览对象”按钮，在随后弹出的下拉对话框中，选择一类浏览对象（如“按图形浏览”等），然后通过按窗口右下角的上（下）浏览按钮，即可依次浏览文档中相应的对象（如“图形”）。

提示：如果选择“按标题浏览”选项，标题必须设置相应的“样式”；如果选择“按图形浏览”，插入的图片必须保持其默认的“嵌入式”格式。

6． 阅读版式

执行“视图→阅读版式”命令，切换到“阅读”版式状态下，再单击“阅读版式”工具栏上的“文档结构图”按钮，结合文档结构图，同样很方便地浏览长文档。

提示：

①这是Word2003的一个新增功能，在这种版式下，系统将文档的文字进行了适当放大（这种放大不影响文档的正常显示和打印），特别适合于阅读正文字号比较小的文档，有利于保护阅读者的眼睛。

②浏览完成后，单击“阅读版式”工具栏上的“关闭”按钮，可以返回到正常的页面状态。

③在“阅读版式”状态下，既可以浏览文档，又可以编辑文档，一箭双雕。