编辑word文档的几个不好习惯_办公软件培训

1、使用空格键完成缩进

　　对于中文输入，典型的格式使每段的开始空出两个汉字的距离，许多初学者，往往是用空格键来完成汉字的缩进，这是不正确的。因为对于不同的字体，其空格宽度也不尽相同很难使用固定的空格来实现正好两个汉字的缩进。另外在进行增删文字之后也极易造成所近距离得混乱。应该使用拖动缩进标志的方法来实现文字的缩进，按着Alt键的同时拖动可以实现缩进距离的微调。当然最好的方法还是使用Word 2000样式列表中的“正文（首行缩进两字）”样式。

2、添加空格进行对齐　

　　要谨慎使用空格进行文字的对齐，特别是对一些居中放置或者是*右放置的文字，不要在文字前按下一大堆空格来使文字达到的效果，应该使用制表位及右对齐、居中等工具按钮，这样才能在你对文字进行增删操作时，文字的位置也发生相应变化，确保始终处于对齐位置。

3、用回车键换行

　　不要在一行中任意按下回车键，回车键仅仅用于结束一个段落。当你连续输入是，文字会按照设定的页面自动换行，即使在行末按回车键也不妥，在修改文档时也很容易造成右边文字的参差不起。如果只不过是想换行，可以使用软回车“Shift+Enter”。

4、连续按回车换页

　　如果希望将某段文字放置在下一页，不要连续按下回车键以开始新的一页，应使用Word“插入分页符”功能，在准备作为下一页的位置按下“Ctrl+Enter”。这样才能保证该文字始终处于新页面的第一行，否则当你更改前面的文字时，会影响该文字的起始位置。正确使用回车键和空格键，就能有效避免排版弊端，否则只能给自己添乱。

　　若文档出现乱码或者提示有宏病毒，可以改为rtf文件，因为里面只包括文字和图片。