用Word轻轻松松填写邀请函_湛江办公软件常识

　单位搞活动，要邀请一些平时主要通过电子邮件进行联系的客户来参加，这打印邀请函的任务就落到了我头上。所有人的邀请函格式都是相同的，倒不难写，但总不能把空白邀请函打印完成后，我再手工将客户姓名逐一填上吧？再说这些客户平时主要通过邮件联系，所以他们的联系方式都保存在Foxmail的地址簿中，并没有单独保存。怎么使这项工作做得省力些呢？您别说，还真有办法，请您接着往下看。

一、把客户姓名资料导出

　　客户资料放在Foxmail的地址簿中肯定是不行的。我们得先将它导出。方法很简单：点击Foxmail菜单命令“工具→地址簿，打开地址簿。单击客户地址所在文件夹，然后点击菜单“工具→导出→CSV文件。如图1所示。在打开的对话框中指定导出文件的保存地址和文件名，点击“下一步，在对话框中选择需要导出的字段，点击“完成按钮。

二、使用邮件合并打印邀请函

　　运行Word，将姓名一栏空出。编辑邀请函的其它内容。编辑完成后，将鼠标定位于姓名处，点击菜单命令“工具→信函与邮件→邮件合并，打开邮件合并任务窗格。实现邮件合并共需要以下六步。

　　1.选择文档类型：本步骤为指定正在使用的文档是什么类型，选中其下方的“信函单选项就可以了。

　　2.选择开始文档：选中“使用当前文档单选项。

　3.选取收件人：这一步是比较重要的。选中“使用现有列表单选项，然后点击任务窗格中“浏览按钮，在打开的“选取数据源对话框中，找到我们刚才导出的文件，并双击。现在会打开“邮件合并收件人对话框。我们可以在此对收件人进行确认。要删除某位收件人，只要把他姓名前的小勾去掉选择就可以了。完成后点击“确定按钮，并点击任务窗格中的“下一步。

　　4.撰写信函：点击任务窗格中的“其它项目按钮，在打开的对话框中选中“姓名，再点击“插入按钮，然后关闭。

　　5.预览信函：此时您会看到文档中已经自动填写了姓名列表中第一个姓名，您可以点击任务窗格中“向前或“向后按钮查看前一位或后一位收件人的姓名是否正确。

　　6.完成合并：点击任务窗格中“编辑个人信函按钮，在“合并到新文档对话框中选中“全部单选项。点击“确定后就可以产生一份页数与收件人数相同的文档。您也可以直接点击任务窗格中的“打印按钮，直接将合并文档发送至打印机打印。

　　好了，经常这么一番小小折腾，这打印邀请函的任务就可以轻轻松松完成了。用这样的方法，以后再也不用手工填写信封了。把相关的信息导出，再用邮件合并，就事儿就简单多了。