让你的文档整整齐齐_办公软件小技巧

　　从网上直接复制下来粘贴到Word、记事本里的资料，是不是排列得七长八短？从别的文档中复制过来的字符，是不是与自己的文档格式不一致？如果想把它们整整齐齐打印，就采用我下面介绍的方法吧！
　　
　　整理单一文本资料
　　
　　建议使用金山文字2002（WPS 2000亦可）

　　第一步:将需要整理的文档（其中可以夹杂着图片）复制、粘贴到金山文字2002的一个空白文档中（在粘贴时，夹杂的图片被自动清除）。

　　第二步:执行“工具→文字→删除段首空格”，将不统一的段首空格全部清除;执行“工具→文字→增加段首空格”，为每一段添加统一的空格（默认为2个中文字符）;执行“工具→文字→删除空段”，将空行全部删除。

　　第三步:设置好字体、字型、字号，文档就整整齐齐地呈现在你的面前了。

小提示 ：

　　如果习惯了用Word处理文档，可在第二步结束后，将文本复制、粘贴到Word中再编辑排版。如果你使用的是Word XP，那设置字体、字型、字号等就更加方便了:在按住Ctrl键的同时，用鼠标在需要设置为同一格式的文本上拖拉，同时选中不连续的多块字符，可以一次性完成相关的设置。
　　如果在编辑过程中，发现仍有部分文档格式不统一，在金山文字2002和Word中，都可用“格式刷”来解决:选中已经统一了格式的部分文本，单击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，然后在不统一格式的文本中拖拉，即可快速统一文本格式。
　　
　　整理图文混排的资料
　　
　　建议让金山文字2002与Word 2000/XP联手

　　第一步:首先将文本按照上面的方法进行整理。

　　第二步:将图文混排的资料复制、粘贴到Word中，执行“文件→另存为Web页”命令，打开“另存为”对话框，取名保存。

　　第三步:进入上述Web页文件存放的文件夹中，你会找到一个“资料.files”文件夹，上述资料中夹杂的图片存放在该文件夹中，进入该文件夹，将你需要的图片挑选出来。

　　第四步:切换到金山文字2002（或Word 2000/XP）中，执行“插入→图片→来自文件”，将挑选出来的图片插入到文档合适的位置。

　　第五步:编辑排版一下，即可将资料整整齐齐打印出来。

小提示 ：

　　在Word中，通过上述方法插入的图片移动不方便，可这样设置:选中图片，执行“格式→图片”，打开“设置图片格式”对话框，在“版式”标签中，选中非“嵌入型”的“环绕方式”，确定退出即可。

　　在Word中，选中图片，然后按住Ctrl键，再通过按动方向键，可以实现对图片的微移操作，达到准确定位图片之目的。
　　
　　整理顺序颠倒的资料
　　
　　请Excel来帮忙

　　一些网站在文字直播体育比赛时，常常把新内容放在上面，旧内容放在下面，如果仍采取上面的方法整理这样的资料，整理好的资料顺序就颠倒了。

　　第一步:选中需要整理的资料，执行“复制”操作。

　　第二步:启动Excel 2000/XP，选中A2单元格（第1行用作标题行），执行“粘贴”操作，Excel即将相应的文本按段落分别存放在A2及下面的单元格中。

　　第三步:在B2及下面的单元格中输入序号（1、2、3……）。

　　第四步:选中B2或其下面的任意一个单元格，单击一下“常用”工具栏上的“降序”按钮，文本顺序被理顺。

　　第五步:选中包含文本的单元格区域，执行“复制”操作，再粘贴到金山文字2002中，整理一下即可。

小提示 ：

　　如果你希望整理后的资料文档容量尽可能地小，无论是在金山文字2002中，还是在Word中，可以将文档“另存为”纯文本文档，即可大大减小文件容量。