用Excel制作报表注意要点详解

　　某单位会计在用Excel制作报表的过程中碰到两个难题，以致每次制作报表都要花较长时间加以调整。该会计找到笔者，希望能提供帮助。笔者经分析，发现用Excel制作报表须注意两点。

一、问题的提出

　　1.所得税计算问题

　　按照个人所得税有关规定，课税小于等于1000元时，不纳税；大于1000元且小于等于1500元时，税率为5%；大于1500元时，税率为10%。该会计应用逻辑函数IF( )对所得税额作两段处理，在“所得税”P3中输入公式“=IF(O3>1500, (O3-1500)*0.1+500*0.05, (O3-1000)*0.05)”，以致课税小于等于1000元时无法得出税额为零。其处理情况如图1(原始报表很大，不便观察，该图系对原始报表的缩简)。图中“应税”O8、O12分别为908.66、838.26，故“所得税”P8、P12中的值应为0，而现在却分别为4.57和8.09。为了使课税小于等于1000元时税额为零，只得重新核查报表并在相关单元格输入零。

　　2.表平衡问题

　　该会计每次制作表总是难以平衡，误差少则几分钱，多则几角。图1中Q10中的公式为“=O10-P10”，应为1316.82，可表格计算却为1316.83，原因何在？百思不得其解。为了平衡表，又得核查修改。

　　上述两个问题的出现，耗费了会计大量的时间，以至于制作一张报表需好几天，有人建议她改用其它软件，可她又不想因改学其它软件而支付学习成本。基于这种考虑，她迫切需要解决以上难题，

二、问题的解决

　　1.所得税的计算

　　用逻辑函数IF( )计算所得税的思路是正确的，但利用单层IF( )函数，无法处理两种以上的状态，单层函数只能按给定表达式的值或真或假，返回两种状态中的一种，以致课税小于等于1000元时无法得出税额为零。而利用IF( )函数的嵌套，则可实现对多种状态的处理。所谓函数嵌套，指函数的参数包含子级函数，Excel函数嵌套最多可含7层。鉴于此，可用嵌套函数改写“所得税”P3中的公式，公式为：“=IF(O3>1500,(O3-1500)*0.1+500*0.05 , IF(O3>1000, (O3-1000)*0.05,0 ))，并将该公式复制到“P4：P12”。这样处理，课税小于等于1000时的税额即可为零，如图2中P8、P12的值为0。

　　2.表的平衡

　　表不平衡源于对所得税小数位数的取舍。按实际意义，所得税应为两位小数，而按税率公式计算的所得税却为三位小数。图1所得税为两位小数只是一种形式，是通过格式化单元格而得到的，实际上它是三位小数。其中，P10形式为16.68，实为16.675，Q10中的值应为：“1333.50-16.675=1316.825”，由于取两位小数，于是出现了：“1333.50-16.68=1316.83”的误差。这种误差只出现于所得税小数第三位为5的情况，至于其它情况则不会出现。一个单位职工人数多达数百人，所得税小数第三位为5的对象肯定不止一个，这样的对象越多，则误差越大。如何解决这一问题？利用舍入函数ROUND()，将所得税由形式上的两位小数变为实际的两位小数，即可解决这一问题，即将“所得税”P3中的公式改为：“=IF(O3>1500,ROUND((O3-1500)*0.1+500*0.05,2),IF(O3>1000,ROUND((O3-1000)*0.05,2),0))，并将该公式复制到“P4：P12”。由此，表的平衡问题得到圆满解决。