Word基础教程（五）_湛江办公软件小教程

1：给文档设置密码

　　word文档设置打开权限密码和修改权限密码，这样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档;如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。

　　一、设置打开权限密码

　　执行“文件”→“另存为…”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项…”，在“安全性”对话框中，输入打开文档时的密码(还可以单击“高级”按钮，选择一种加密类型)，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。

　　二、设置修改权限密码

　　执行“文件”→“另存为…”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项…”，在“安全性”对话框中，输入修改文档时的密码，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。

2：预览将要打开的文档

　　打开文档前，用户可以先预览所选文档的内容。方法如下：

　　1.单击常用工具栏的“打开”按钮，在“打开”对话框中定位到要打开文档所处的具体文件夹。

　　2.选中目标文档。

　　3.单击视图按钮右侧的下拉按钮，在菜单中选择“预览”，在对话框中部右侧将出现此文档的预览图，以此可以查看并判断是否为自己所要打开文档。

提示:

　　1.连续单击“打开”对话框中的“视图”按钮，中部的文件及文件夹显示区将按“缩略图”、“平铺”、“图标”、“列表”、“详细信息”、“属性”、“预览”顺序切换视图形式。

　　2.在“打开”对话框中，无法对.txt、.xls等文件进行预览。

3：设置文档自动保存时间

　　word 2003时会遇到突然停电或程序停止响应等情况。如果文档没有保存，可能会造成很大的损失。通过设置让Word文档每隔一定时间自动保存，可以让这类损失降低到最小限度。

一、设置自动保存时间间隔

　　1.单击Word 2003“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框的“保存”选项卡(也可以在“另存为”对话框的“工具”菜单里执行“保存选项...”命令打开)。

　　2.选中“自动保存时间间隔”项。

　　3.在右侧设置自动保存的时间间隔(范围：1-120分钟)。Word 2003将按所设置的时间间隔自动生成文档的恢复文件。设置以5-10分钟为宜，太短将频繁占用内存，太长则可能在出现意外后有较多的内容不能被自动保存。

　　4.单击“确定”按钮退出对话框。

二、恢复操作

　　Word非正常关闭后，再次运行Word 2003，程序会自动打开“文档恢复”任务窗格，左侧列出了出现问题时正在编辑的文档。当鼠标指针移到文档名称上，将出现“这是原始文档”和“这是自动恢复版本”的提示。其中“原始文档”是最后一次手动保存的文件，而“自动恢复版本”来自恢复过程中已恢复的文件，或在“自动恢复”保存过程中已保存的文件。

　　单击列表中需要保留文件右侧的下拉按钮，打开菜单，选择“打开”命令可以直接打开被恢复的文档继续编辑;选择“另存为”命令可以打开对话框换名存盘或覆盖原文档。如果任务窗格中显示了多个自动恢复文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打开”或“另存为”。没有进行如此操作的文档在Word 2003退出时都将被自动删除。

4：把文档存为网页

　　word 2003提供的“另存为”或“另存为Web页”命令可以把文档保存为网页格式，Word将删除不支持的格式设置并应用Web浏览器支持的设置。例如，Word中原有的图表、公式和OLE对象、域、字体大小、样式、表格等将被更改;而原有的题注、首字下沉、脚注和尾注、页眉和页脚、突出显示、页边距、分栏、页码、文字效果等将被删除。

　　Word文档另存为Web页的步骤为:

　　1.执行“文件”菜单的“另存为...”(或“另存为Web页...”)命令，打开“另存为”对话框。

　　2.定位到用于保存网页的文件夹。

　　3.选择保存类型为“网页”(或“单个文件网页、或筛选过的网页”)。

　　4.文件及文件夹显示区下方将显示原始的页标题，可单击后面的“更改标题”按钮，在“设置页标题”对话框中更改页标题。更改后单击“确定”按钮，返回“另存为”对话框。

　　5.如果要更改文件名，可在“文件名”框进行。

　　6.单击“保存”按钮。可见文档已转变为网页格式。

　　预览网页:执行“文件”→“网页预览”命令，Internet Explorer浏览器会打开并显示网页的内容。

5：页面的基本设置

　　创建新文档时，首先应该考虑纸张和页边距的问题。否则，完成文档后再进行相关设置可能会引起文档中图片、表格等对象格式的混乱，直接影响到排版与美观。与页面设置相关的内容很多，我们首先要掌握的是纸张和页边距的设置方法。

　　基本步骤：

　　1.执行“文件”→“页面设置...”，打开“页面设置”对话框。切换到“纸张”选项卡。

　　2.在“纸张大小”项选择一种纸张类型。也可以根据需要直接在下面的文本框中设置纸张的宽度和高度(如果超出类规定纸张类型的宽高范围，纸张类型将自动显示为“自定义大小”)。

　　3.切换到“页边距”选项卡，选择页面方向：“横向”或者“纵向”。

　　4.在页边距项分别设置上、下、左、右页边距。

　　5.在右下角可以预览设置后的效果，如果符合要求单击“确定”按钮确认设置。假如页边距的设置超出了打印机默认的范围，将出现提示框，可以单击“调整”按钮自动调整，当然也可以忽略后手动调整。