Word基础教程（一）_湛江办公软件小教程

1：打开文档的副本

　　打开文档的副本是指在打开某一文档时，原文档保持不变并生成一个副本。用户将对副本进行操作，从而起到保护原文档的作用。

　　具体步骤如下:

　　1. 执行“文件→打开”，弹出“打开”对话框。

　　2. 在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。

　　3. 单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令。

　　以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的原文档名左侧将添加“副本(1)属于”字样。

　　提示：

　　如果想对某一文档(以下称之为目标文档)编辑修改并重命名，还可以采用另一种方法“根据现有文档新建”文档。步骤:

　　1. 执行“文件→新建...”，在“新建文档”任务窗格中，在“新建”下方，单击“根据现有文档...”。

　　2. 在打开的“根据现有文档新建”对话框中定位到目标文档所在的文件夹并选择新建文档所基于的文档。

2：打开Ftp服务器上的文档

　　在连入Internet(或局域网)的情况下，使用视频教程'>word可以直接打开FTP服务器上的某个文档，用户不必将文档下载到本地磁盘，只需要登录到这台服务器就可以打开相应的文档。在打开FTP服务器文档之前，用户可以按以下步骤将Ftp服务器的地址添加到FTP站点列表中。

　　1.选择“文件”菜单中的“打开...”命令，将弹出“打开”对话框，在“查找范围”中选择“添加/更改FTP位置”，打开“添加/更改FTP位置”对话框。

　　2.在“FTP站点名称”文本框中输入FTP地址。如果登录该FTP站点不需要输入用户名，选择“匿名”选项;如果必须输入用户名，则需选择“用户”选项，然后在右侧文本框键入一个用于登录Ftp服务器的用户名。在“密码”框中可以指定登录此站点所用的密码，如果不需要密码可以将此框留空。

　　3.设置完毕后单击“添加”按钮将此地址加入FTP站点列表中。如果要修改FTP站点的用户名或密码，可以在列表框中选择该站点，然后在相应的位置进行修改，最后单击“更改”按钮。

　　4.单击“确定”按钮关闭“添加/更改FTP位置”对话框。“打开”对话框中将显示出添加或更改后的FTP站点列表。选择相应的FTP站点，Word自动与远程服务器连接，并在列表框中列出该服务器的目录结构，用户可以在其中选择并打开某一文档。

　　提示:用户也可以在“打开”对话框的“文件名”框中输入FTP地址来寻找或直接打开某一文档。

3、打开互联网上的文档

　　在连入Internet的情况下，用户还可以打开位于Internet网上的文档，步骤如下:

　　1.单击“打开”按钮，弹出“打开”对话框。

　　2.在“文件名”框中输入要打开文档的网络地址，此地址必须包括文档名。

　　3.单击“打开”按钮，视频教程'>word将连接Web服务器，然后以“只读”的方式打开该文档。

4、更改文件打开的默认位置

　　启动视频教程'>word 2003，执行“文件”→“打开...”，默认情况下，弹出的“打开”对话框中显示的是“我的文档”文件夹内容。如果用户需要经常使用另外一个文件夹存放常用的Word文档，可以通过更改此项设置，更方便地对Word文档进行管理和操作。步骤如下:

　　1.依次执行“工具”、“选项...”，打开“选项”对话框，切换到“文件位置”选项卡。

　　2.在“文件类型”列表框中选择“文档”，单击“修改...”按钮(或直接双击此项)，打开“修改位置”对话框。

　　3.在“查找范围”框中选择用于存放常用Word文档的文件夹，单击“确定”按钮。

　　4.关闭“选项”对话框。默认的打开工作文件夹位置已更改完毕。

　　注意:

　　1.此项设置对“另存为”操作的默认工作文件夹设置同样有效。

　　2.如果在使用Word过程中打开了其他位置的文档或将文档保存到其他位置，执行“打开...”(或“另存为...”)操作，“打开”(或“另存为...”)对话框显示的是Word最近所使用的打开或保存到的文件夹。

5、搜索文档之简单搜索

　　时间一长，用户可能会忘记某个文档的存放位置，这时可以使用Word 2003的搜索功能。

　　1.选择“文件”菜单的“搜索...”命令，打开“基本文件搜索”任务窗格。

　　2.在“搜索文本”框中输入字词，只要它们出现在文档的正文或属性中，都将显示出包含这些字词的文件。

　　3.在“搜索范围”下拉框指定一个搜索位置，可以指定一个具体的磁盘或文件夹，也可以在整个硬盘中查找。

　　4.在“搜索文件类型”下拉框中，指定要查找的文件类型。

       5.单击“搜索”按钮，Word即开始查找符合条件的文档并显示文档名。

　　注意:

　　1.在设定搜索文本时可以使用通配符“*”和“?”，“*”代表一个或多个字符的任意组合;“?”代表任意一个字符。在“搜索文本”框中输入较多的词汇(用空格分隔)，可以更加准确地筛选出要寻找的文档。

　　2.如果将“搜索文本”留空，将在指定位置搜索出所有符合条件的文档并显示出来。

　　3.将鼠标指针置于显示出的文档名称上，右侧会显示一个下拉按钮，单击按钮打开下拉菜单，可以进行多种针对此文档的操作，本动画演示了把文档路径复制粘贴到文档中的全过程。

　　4.执行“文件”、“打开...”，在弹出的“打开”对话框中单击“工具”按钮，选择“查找...”命令，可以打开“文件搜索”对话框，其使用方法和“基本文件搜索”任务窗格基本一致。