Excel XP实用技巧10例_计算机办公基础知识

Excel XP是一款功能非常强大的表格处理软件，相信使用它的人一定不少。笔者在平时的操练过程中总结了一些小的技巧，现奉献给大家，如果您注意使用这些小技巧，会使您的工作方便不少哟。

1、每次选定同一单元格

有时，我们为了测试某个公式，需要在某个单元格内反复输入多个测试值。但是，每次输入一个值后按下Enter键查看结果后，活动单元格就会默认移到下一个单元格上，必须用鼠标或上移箭头重新选定原单元格，极不方便。如果你按“Ctrl+Enter”组合键，则题会立刻迎刃而解，既能查看结果，而活动单元格仍为当前单元格。

2、自动打开用户工作簿

我们只要将某个需要自动打开的工作薄（如a.xls）的快捷方式放到C:Program FilesMicrosoft OfficeOffice10XLStart文件夹中，以后每次启动时，Excel都会自动打开这个工作簿。

3、在同一对应单元格内输入相同内容

在按下Ctrl键的同时，单击需要输入相同内容的不同工作表名称（如Sheet1、Sheet3、Sheet4……），在其中任意一个工作表中的某一单元格（如B8）中输入内容，按下Enter键后，该内容即一次性输入到上述选定的所有工作表的同一单元格（B8）中了。

4、生成备份工作薄

对新（老）工作薄执行“文件→保存（另存为）”命令，打开“另存为”对话框，按右上角的“工具”旁的下拉按钮，选“常规选项”，在随后弹出的对话框中，选中“生成备份选项”，确定保存。以后修改该工作薄（a.xls）后再保存，系统会自动生成一份名称为“a的备份.xlk”的备份工作薄，且能直接打开使用。注意：如果将上述功能加到某个模板中，则使用该模板建立工作薄后，就不需要进行上述操作，而快速生成备份工作薄。 

5、同时打开多个工作薄

有时我们可能需要打开多个工作薄，下面的方法也许对你有所帮助：

①执行“文件→打开”命令，按住“Shift”键或“Ctrl”键，并用鼠标选择彼此相邻或不相邻的多个文件，然后按“确定”按钮，就可以一次打开选中的多个工作薄。

②执行“开始→运行”命令，在对话框中输入Excel，空格，后面加所要打开工作薄文件的绝对路径（每个文件之间用空格分隔），确定后也可以打开多个工作薄。

③新建一个文件夹，将需要打开的多个工作薄文件放在里面，然后打开Excel，执行“工具→选项”命令，在“常规”标签中，将替补启动目录用“浏览”的方法指向该文件夹，确定。以后当你再次启动Excel时，就会把那个目录中的所有文件一起打开。

④启动Excel XP，打开多个工作薄，执行“文件→保存工作区”命令，取名（a.xlw）、确定保存。以后只要打开该工作区文档，即可打开上述多个工作薄（注意：工作区文件只是保存设置，并不保存文件，所以你必须对每个文件所作的更改另行保存）。

6、快速选定包含公式的单元格

执行“编辑→定位”命令，在随后弹出的对话框中，按“定位条件”按钮，选中“公式”选项后确定，即可一次性选中包含“公式”的所有单元格。

7、快捷输入函数的参数

如果你只记得函数的名称，而记不清它的所有格式，你可以先在单元格中输入一个等号及函数名，然后按下Ctrl+A键，Excel则自动打开“函数参数”对话框，引导你快速输入函数的参数。免去了刻意记忆的痛苦。

8、利用IF函数避免出错信息

①当我们在C8单元格输入公式：=A8/B8，当B8单元格没有输入数据时，C8单元格则会出现“#DIV/0！”的错误信息。如果将公式改为：=IF（B1=0,"",A1/B1），就不会显示错误信息了。

②同样，如果我们在C8单元格中输入：=A8＋B8，当A8、B8没有输入数值时，C8则显示出“0”，如果将公式改为：=IF（AND（A2=""，B2=""）,"",A2＋B2），这样，如果A8与B8单元格均没有输入数值时，C8也不会显示现“0”了。

9、在单元格中批量插入固定字符

现在新的身份证号码，将旧身份证号码的年份由2位表示改为4位表示，如果我们要将年份的前两位（19）插入旧身份证号码中，可以这样做（假定旧身份号码保存在A列中）：在B1、C1、D1单元格中分别输入公式：=LEFT(A1,6)、=RIGHT(A1,9)、=B1&"19"&C1，将上述公式复制到B、C、D列的其它单元格中，即将19插入旧身份证号码中，并显示到D列中。

10、让序号原地不动

有时我们对数据进行排序时，序号全乱了。如果在序号列与正文列之间插入一个空列，再排序时，序号就不会乱了。注意：位于序号前面的列中的内容均不发生改变；为了不影响显示美观和正常打印，可将这一空列隐藏起来。