Excel表格多个经典实用的操作技巧_计算机基础之办公软件

一、建立分类下拉列表填充项　　 

　　我们常常要将企业的名称输入到表格中，为了保持名称的一致性，利用“数据有效性功能建了一个分类下拉列表填充项。　　

　　1.在Sheet2中，将企业名称按类别（如“工业企业、“商业企业、“个体企业等）分别输入不同列中，建立一个企业名称数据库。 　　

　　2.选中A列（“工业企业名称所在列），在“名称栏内，输入“工业企业字符后，按“回车键进行确认。　　

　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名为“商业企业、“个体企业……　　

　　3.切换到Sheet1中，选中需要输入“企业类别的列（如C列），执行“数据→有效性命令，打开“数据有效性对话框。在“设置标签中，单击“允许右侧的下拉按钮，选中“序列选项，在下面的“来源方框中，输入“工业企业，“商业企业，“个体企业……序列（各元素之间用英文逗号隔开），确定退出。 　　

　　再选中需要输入企业名称的列（如D列），再打开“数据有效性对话框，选中“序列选项后，在“来源方框中输入公式：=INDIRECT（C1），确定退出。　　

　　4.选中C列任意单元格（如C4），单击右侧下拉按钮，选择相应的“企业类别填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格（如D4），单击下拉按钮，即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。　　

　　提示：在以后打印报表时，如果不需要打印“企业类别列，可以选中该列，右击鼠标，选“隐藏选项，将该列隐藏起来即可。　　

　　 二、建立“常用文档新菜单　　

　　在菜单栏上新建一个“常用文档菜单，将常用的工作簿文档添加到其中，方便随时调用。

　　1.在工具栏空白处右击鼠标，选“自定义选项，打开“自定义对话框。在“命令标签中，选中“类别下的“新菜单项，再将“命令下面的“新菜单拖到菜单栏。　　

　　按“更改所选内容按钮，在弹出菜单的“命名框中输入一个名称（如“常用文档）。　　

　　2.再在“类别下面任选一项（如“插入选项），在右边“命令下面任选一项（如“超链接选项），将它拖到新菜单（常用文档）中，并仿照上面的操作对它进行命名（如“表等），建立第一个工作簿文档列表名称。　　

　　重复上面的操作，多添加几个文档列表名称。　　

　　3.选中“常用文档菜单中某个菜单项（如“表等），右击鼠标，在弹出的快捷菜单中，选“分配超链接→打开选项，打开“分配超链接对话框。通过按“查找范围右侧的下拉按钮，定位到相应的工作簿（如“.xls等）文件夹，并选中该工作簿文档。　　

　　重复上面的操作，将菜单项和与它对应的工作簿文档超链接起来。　　

　　4.以后需要打开“常用文档菜单中的某个工作簿文档时，只要展开“常用文档菜单，单击其中的相应选项即可。　　

　　提示：尽管我们将“超链接选项拖到了“常用文档菜单中，但并不影响“插入菜单中“超链接菜单项和“常用工具栏上的“插入超链接按钮的功能。　　

　　 三、让不同类型数据用不同颜色显示　　

　　在表中，如果想让大于等于2000元的总额以“红色显示，大于等于1500元的总额以“蓝色显示，低于1000元的总额以“棕色显示，其它以“黑色显示，我们可以这样设置。

　　1.打开“表工作簿，选中“总额所在列，执行“格式→条件格式命令，打开“条件格式对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于选项，在后面的方框中输入数值“2000。单击“格式按钮，打开“单元格格式对话框，将“字体的“颜色设置为“红色。

　　2.按“添加按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色；小于1000，字体设置为“棕色）。　　

　　3.设置完成后，按下“确定按钮。　　

　　看看表吧，总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。