高效办公之微软 Excel 排序方法

　　排序是数据处理中的经常性工作，Excel排序有序数计算（类似成绩统计中的名次）和数据重排两类。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍Excel 2000/XP的数据排序方法。

　　 一、数值排序

　　 1.RANK函数

　　RANK函数是Excel计算序数的主要工具，它的语法为:RANK （number，ref，order），其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的数字单元格区域的绝对引用，order是用来说明排序方式的数字（如果order为零或省略，则以降序方式给出结果，反之按升序方式）。

　　例如E2、E3、E4单元格存放一季度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式“=RANK（E2，$E$2: $E$4），敲回车即可计算出铸造车间的产值排名是2。再将F2中的公式复制到剪贴板，选中F3、 F4单元格按Ctrl+V，就能计算出其余两个车间的产值排名为3和1。如果B1单元格中输入的公式为“=RANK（E2，$E$2:$E$4，1），则计算出的序数按升序方式排列，即2、1和3。

　　需要注意的是:相同数值用RANK函数计算得到的序数（名次）相同，但会导致后续数字的序数空缺。假如上例中F2单元格存放的数值与 F3相同，则按本法计算出的排名分别是3、3和1（降序时）。

　　 2.COUNTIF函数

　　COUNTIF函数可以统计某一区域中符合条件的单元格数目，它的语法为COUNTIF（range，criteria）。其中range为参与统计的单元格区域，criteria是以数字、表达式或文本形式定义的条件。其中数字可以直接写入，表达式和文本必须加引号。

　　仍以上述为例，F2单元格内输入的公式为“=COUNTIF（$E$2:$E$4， ">"&E2）+1。计算各车间产值排名的方法同上，结果也完全相同，2、 1和3。

　　此公式的计算过程是这样的:首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个逻辑表达式，即“>176.7、“>167.3等。 COUNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量，该结果加一即可得到该数值的名次。很显然，利用上述方法得到的是降序排列的名次，对重复数据计算得到的结果与RANK函数相同。

　　 3.IF函数

　　Excel自身带有排序功能，可使数据以降序或升序方式重新排列。如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名。上例中E2、E3、 E4单元格的产值排序为例，具体做法是:选中E2单元格，根据排序需要，单击Excel工具栏中的“降序排序或“升序排序按钮，即可使工作表中的所有数据按要求重新排列。

　　假如数据是按产值由大到小（降序）排列的，而您又想赋予每个车间从1到n（n为自然数）的排名。可以在G2单元格中输入1，然后在G3单元格中输入公式“=IF（E3=E2， G3,G3+1），只要将公式复制到G4等单元格，就可以计算出其他车间的产值排名。

　　 二、文本排序

　　选举等场合需要按姓氏笔划为文本排序， Excel提供了比较好的解决办法。如果您要将数据表按车间名称的笔划排序，可以使用以下方法: 选中排序关键字所在列（或行）的首个单元格（如A1），单击Excel“数据菜单下的“排序命令，再单击其中的“选项按钮。选中“排序选项对话框“方法下的“笔画排序，再根据数据排列方向选择“按行排序或“按列排序，“确定后回到“排序对话框。如果您的数据带有标题行（如“单位之类），则应选中“有标题行（反之不选），然后打开“主要关键字下拉列表，选择其中的“单位，选中排序方式（“升序或“降序）后“确定，表中的所有数据就会据此重新排列。

　　此法稍加变通即可用于“第一名、“第二名等文本排序，请读者自行摸索。

　　 三、自定义排序

　　如果您要求Excel按照“金工车间、“铸造车间和“维修车间的特定顺序重排工作表数据，前面介绍的几种方法就无能为力了。这类问题可以用定义排序规则的方法解决:首先单击Excel“工具菜单下的“选项命令，打开“选项对话框中的“自定义序列选项卡。选中左边“自定义序列下的“新序列，光标就会在右边的“输入序列框内闪动，您就可以输入“金工车间、 “铸造车间等自定义序列了，输入的每个序列之

　　间要用英文逗号分隔，或者每输入一个序列就敲回车。如果序列已经存在于工作表中，可以选中序列所在的单元格区域单击“导入，这些序列就会被自动加入“输入序列框。无论采用以上哪种方法，单击“添加按钮即可将序列放入“自定义序列中备用。

　　使用排序规则排序的具体方法与笔划排序很相似，只是您要打开“排序选项对话框中的“自定义排序次序下拉列表，选中前面定义的排序规则，其他选项保持不动。回到“排序对话框后根据需要选择“升序或“降序，“确定后即可完成数据的自定义排序。