分级显示Excel工作表中的复杂数据列表_计算机软件办公培训

如果您有一个要进行组合和汇总的Excel数据列表，则可以创建分级显示(分级最多为八个级别，每组一级)。每个内部级别(由分级显示符号中的较大数字表示)显示前一外部级别(由分级显示符号中的较小数字表示)的明细数据。使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示(如下面示例所示)、列的分级显示或者行和列的分级显示。

　　下面显示了一个按地理区域和月份分组的销售数据分级显示行，此分级显示行有多个摘要行和明细数据行。

　　1、要显示某一级别的行，请单击适当的 分级显示符号。

　　2、第 1 级包含所有明细数据行的总销售额。

　　3、第 2 级包含每个区域中每个月的总销售额。

　　4、第 3 级包含明细数据行(当前仅显示第 11 个到第 13 个明细数据行)。

　　要展开或折叠分级显示中的数据，请单击 和 分级显示符号。

　　创建行的分级显示

　　1、确保每列在第一行中都有标签，在每列中包含相似的内容，并且区域内没有空行或空列。

　　2、选择区域中的一个单元格。

　　3、对构成组的列进行排序。

　　4、插入摘要行。

　　要按行分级显示数据，必须使摘要行包含引用该组的每个明细数据行中单元格的公式。请执行下列操作之一：

　　·使用“分类汇总”命令插入摘要行

　　使用“分类汇总”命令，可以在每组明细数据行的正下方或正上方插入 SUBTOTAL 函数并自动创建分级显示。

　　·插入您自己的摘要行

　　使用公式在每组明细数据行的正下方或正上方插入您自己的摘要行。

　　5、指定摘要行的位置位于明细数据行的下方还是上方。

　　·如何指定摘要行的位置

　　A 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“分级显示”对话框启动器。

　　B 要指定摘要行位于明细数据行上方，请清除“明细数据的下方”复选框。要指定摘要行位于明细数据行下方，请选中“明细数据的下方”复选框。

　　6、分级显示数据。请执行下列操作之一：

　　·自动分级显示数据

　　A 如有必要，在区域中选择一个单元格。

　　B 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”旁边的箭头，然后单击“自动建立分级显示”。

　　·手动分级显示数据

　　要点 在手动组合分级显示级别时，最好显示出所有数据以避免执行错误的行组合。

　　A 分级显示外部组。

　　如何分级显示外部组

　　a 选择所有的次级摘要行及其相关的明细数据。

　　在下面的示例中，第 6 行包含第 2 行到第 5 行的分类汇总，第 10 行包含第 7 行到第 9 行的分类汇总，第 11 行包含总计。要组合第 11 行的所有明细数据，请选中第 2 行到第 10 行。

	A	B	C
1	地区	月份	销售额
2	东部	三月	￥9,647
3	东部	三月	￥4,101
4	东部	三月	￥7,115
5	东部	三月	￥2,957
6	东部	三月总计	￥23,820
7	东部	四月	￥4,257
8	东部	四月	￥1,829
9	东部	四月	￥6,550
10	东部	四月总计	￥12,636
11	东部总计		￥36,456

　　要点 不要在选定区域中包括第 11 行(摘要行)。

　　b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

　　分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

　　B 或者，分级显示一个内部嵌套组。

　　如何分级显示内部嵌套组

　　a 对于每个内部嵌套组，请选择与包含摘要行的行相邻的明细数据行。

　　在下面的示例中，要组合第 2 行到第 5 行(第 6 行为它们的摘要行)，请选中第 2 行到第 5 行。要组合第 7 行到第 9 行(第 10 行为它们的摘要行)，请选中第 7 行到第 9 行。

	A	B	C
1	地区	月份	销售额
2	东部	三月	￥9,647
3	东部	三月	￥4,101
4	东部	三月	￥7,115
5	东部	三月	￥2,957
6	东部	三月总计	￥23,820
7	东部	四月	￥4,257
8	东部	四月	￥1,829
9	东部	四月	￥6,550
10	东部	四月总计	￥12,636
11	东部总计		￥36,456

　　要点 不要在选定区域中包括该组的摘要行。

　　b 在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“组合”。

　　分级显示符号显示在屏幕上组的旁边。

　　C 继续选择并组合内部行，直到创建了分级显示中需要的所有级别。

　　D 如果要对行取消组合，请选中这些行，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

　　注释 也可以对分级显示的各个部分取消组合，而不需要删除整个分级显示。按住 Shift，单击该组的 或 ，然后在“数据”选项卡上的“分级显示”组中，单击“取消组合”。

　　要点 如果在明细数据处于隐藏状态时对分级显示取消组合，则明细数据行可能仍然隐藏。要显示数据，请拖动与隐藏的行相邻的可见行号。在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，指向“隐藏和取消隐藏”，然后单击“取消隐藏行”。