新手必备的PPT教程(二)_惠州计算机办公软件基础
作者:邓华发布时间:2020-12-29分类:办公软件浏览:1051
之前惠州北大青鸟老师给大家准备了新手必备的PPT教程(一),下面新手必备的PPT教程(二)来了,办公软件新手赶紧收藏起来。
一、图表及处理功能
1、制作数据表
PPT提供了一个辅助应用工具。使用它可以方便地将各种数据转化为图表。
(1)图表编辑环境
Microsoft;Graph是一个图表编辑工作环境,它是嵌入在PowerPoint中的一个应用程序,它随PowerPoint一同被安装,有了它,用户可以直接进行图表的制作。进入图表工作环境的方法有两种。
a、从幻灯片版式对话框中选择“图表版面,则幻灯片中出现一个对象框,提示用户在框中双击鼠标就可以进入图表工作环境。
b、在任何一个版面中,从常用工具栏中单击插入图表按钮,也可以进入图表编辑工作环境。
此时,已经是在图表状态下工作了,从工作窗口的菜单选项命令中可以看出,除了文件菜单中的各项命令还是PowerPoint的命令外,其它各个菜单中的命令都已经变成了与图表有关的各项命令了。同时,工具栏也发生了变化,原来PowerPoint中的工具不见了,换成图表工具栏,用这个工具栏,就可以完成对图表处理的各种工作。
图表工作环境中的工作对象分两部分,一是数据表,二是图表。用户可以在数据表中输入各种数据,这些数据就会直接反映到图表中。退出图表工作状态后,在幻灯片中得到的是图表中的内容,数据表中的内容在幻灯片中看不到,它的作用就是提供各种数据,帮助建立图表。
退出图表工作状态,返回到幻灯片工作环境的方法是:单击数据表和图表工作框外的部分,即可退回到幻灯片工作环境。如果需要对图表进行修改,可以直接在图表上双击鼠标,就可以再次进入图表工作状态。
(2)数据表
在图表工作环境中,首先要对数据表工作,在数据表中输入各种数据。数据表是一个工作窗口,它由单元格组成,每个单元格中可以放置一个数据。单元格是由行一列交叉组成的,除第一行的第一列外,其余各行和各列都有名称来标识。行标识用数字表示,列标识用英文字母表示。在数据表中每一个单元格和位置是唯一的。
在数据表中,第一行和第一列是用来输入数据标识的。通过这些标识,可以确定以后各行各列中数据的含义。其余的各行各列中是输入数据的,通过这些数据和数据前面的标识,就可以生成图表。
数据表的最大容量是4096行,4000列。
数据表中的“区域。一个区域是由多个单元格组成的一个范围。选中一个区域后,就可以对其中的所有单元格进行统一操作。选中区域的方法有:
a、在行标或列标上单击鼠标,可选中相应的一行或一列。
b、单击任何一个单元格,就可以选中该单元格,按住并拖动鼠标,就会选中鼠标经过的区域。
c、选中一个单元格,按住SHIFT键,在另一个单元格上单击鼠标,会选中两个单元格之间的所有单元格。
d、在行标或列标的交叉处,即数据表左上角的方框(选择按钮)上单击,会选中数据表的全部单元格。
(3)在数据表中输入数据
选中单元格后,可直接在其中输入数据。单元格中原有数据会自动删除。在一个单元格中最多可以输入255个英文字符。输入结束后,按回车或TAB键退出输入状态。当一个单元格中的文字长度超过单元的宽度时,如果该单元格右面是空的,文字将延伸到其它单元格中。如果该单元格的右面有内容,则该单元格中只能显示单元格宽度的文字内容,超出部分将被遮住。此时可以通过调整单元格宽度的方法使该单元格中的内容全部显示。
在输入新的数据,创建自己的图表之前,应先删除数据表中的原先存在的样例数据。删除的方法是:a、选中包含需要操作对象的区域。b、按住键盘上的删除键,删除选中区域中的数据。
若要删除表中的全部数据,可单击选择按钮选中全部数据表,再按删除键。
数据表中的数据发生了变化,图表中的内容也随即发生改变。当用户删除了数据表中的数据后,图表中的相应内容也发生了改变。如果全部删除数据,则图表中就不存在任何内容了。在输入数据时,应在第一行和第一列中输入标识,明确每个数据的具体含义。输入时:a、单元格输入完毕,按回车,会转到下一个单元格,可继续输入。b、按下TAB键,会选中该单元格右面的单元格;c、按住SHIFT+ENTER键,会选中原单元格上面的单元格;d、按住SHIFT+TAB键,会选中原单元格左面的单元格;如果在输入数据前,选定数据的输入范围。输入时,按住ENTER键或TAB键,单元格将只在选定的区域中移动,输入的数据就不会超出范围。
(4)对数据表的修改和格式化操作
a、修改行宽
单元格的宽度可以修改,但不能只修改某一个单元格的宽度,而是该单元格所在的一列的宽度。方法是:①将鼠标移动到该单元格所在的列和右面一列的交界处,鼠标变成双向箭头。按住并左、右拖动鼠标即可改变该列的宽度。②当鼠标处在两列列首的交界时,双击鼠标,则光标左侧的列宽会自动调整,调整后的宽度正好与该列中最宽的文字宽度相同。
b、改变单元格的格式
单元格中的字体、字形、字号等特征都可以修改。对一个单元格中的文字的修改,将改变整修数据表的文字特征。方法是:①选中单元格,从格式有单中选择字体命令。②在字体对话框中根据自己的需要进行修改。
字体也可以通过菜单找到。在任何一个单元格上单击鼠标右键,就可以弹出的快捷菜单中找到字体命令。
对单元格的格式化操作还可以通过工具栏进行。①从视图菜单中选择工具栏命令,出现工具栏子菜单。②在子菜单中选择需要的工具栏。单击该工具栏上的相应按钮即可。其中:货币样式:给单元格增加货币符号,该符号的格式由当前Windows环境中使用的货币格式决定。
百分比样式:使单元格中的数据以千分位的格式表示。如12345将表示为12,345。
增加小数位数:使用单元格的数据中小数点的位数增加一位。
减少小数位数:使用数据中小数点的位数减少一位。
对单元格的格式化还可以用格式菜单中的“数字命令。打开对话框,从中选择必要的格式。
c、移动、复制单元格数据
①选中一个区域,将鼠标移动该区域边缘,鼠标变成白色十字箭头。②按住并拖动鼠标,即可将选中区域的内容移动到下一个位置。③在移动鼠标的同时按住CTRL键,移动就变成了复制。复制时,如果原来位置中有内容,则原内容将被新内容替换。
d、插入和删除单元格
插入数据可以按下面步骤进行:①在需要插入数据的位置的下一个行或列首单击鼠标,选中一行或一列。②在选中区域单击鼠标右键,从快捷菜单中选择“插入命令,就可以插入一行或一列新单元格。③除了插入一整行或一整列外,还可以插入单独一区域的单元格,选定需要插入的区域。④选择“插入命令,出现对话框,选择相应的选项。⑤选择活动单元格下移选项。则插入一个新的空白单元格。原单元格中的数据下移一行。
删除单元格的方法与插入单元格的方法完全相同,区别在于使用的命令是“删除。该命令可以从快捷菜单中找到。
菜单中的删除命令与键盘的删除键的功能是有区别的。删除命令的作用是删除单元格,连同单元格中的全部内容。而键盘上的删除键在数据表中的作用是删除单元格的数据,并不删除单元格。它相当于菜单中的“清除命令。
有时在图表操作过程中,并不想永久删除某一行或某一列的数据,而只想将这一行或一列从图表中暂时去掉。方法是:①在数据表中某一行或某一列的行头或列头双击鼠标,就可以将该行或列从图表中暂时去掉。此时该行或列的数据全部变成灰色。②在已从图表中被临时去掉的数据行首或列首再次双击鼠标,就可以从图表中恢复这一行或这一列的数据,数据恢复原有的颜色。
这两项操作也可以通过菜单命令来实现。在菜单中有两个命令。包含行/列命令对应的操作是从图表中还原数据;不含行/列命令对应的操作是从图表中消隐数据。
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